Οδηγός 2026: Υποχρεωτικότητα Ηλεκτρονικού Δελτίου Αποστολής (e-Δελτίο Αποστολής) – Τι Πρέπει να Ξέρετε & Πώς να Ετοιμαστείτε

1. Εισαγωγή

Το ηλεκτρονικό δελτίο αποστολής (e-Δελτίο Αποστολής) είναι ένα ψηφιακό παραστατικό που συνοδεύει κάθε εμπορευματική διακίνηση αγαθών μεταξύ επιχειρήσεων ή/και προς πελάτες, αντικαθιστώντας το παραδοσιακό έντυπο δελτίο αποστολής. Ο σκοπός του είναι η ψηφιοποίηση της διακίνησης εμπορευμάτων, προάγοντας τη διαφάνεια, τη φορολογική συμμόρφωση και την άμεση ενημέρωση για το δημόσιο και την ίδια την επιχείρηση. Η 1η Μαΐου 2026 σηματοδοτεί το σημείο όπου η χρήση αυτού γίνεται υποχρεωτική για όλους, φέρνοντας μια μεγάλη αλλαγή στον επιχειρηματικό χάρτη της χώρας (πηγή: a1145fek.pdf, σ.2 gr-ap-2025-A__1145-A__1145_2025.pdf, σ.4).

2. Τι Αλλάζει από την 1η Μαΐου 2026

Από αυτή την ημερομηνία, όλες οι επιχειρήσεις και επαγγελματίες που διακινούν αγαθά στην Ελλάδα (είτε με σκοπό την πώληση, είτε για ενδοδιακινήσεις, είτε για επιστροφές, ακόμα και χωρίς αξία), οφείλουν να εκδίδουν αποκλειστικά ηλεκτρονικά δελτία αποστολής και να τα διαβιβάζουν σε πραγματικό χρόνο στο myDATA (την ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ), μέσω ERP, εφαρμογής ΑΑΔΕ (timologio) ή άλλων συμβατών συστημάτων. Χειρόγραφα ή απλά έντυπα δελτία αποστολής παύουν να ισχύουν.

Βασικές αλλαγές:

• Απαγόρευση χρήσης χειρόγραφων δελτίων
• Ψηφιακή πιστοποίηση & άμεση ενημέρωση του myDATA
• Υποχρεωτική ενημέρωση/αποδοχή παραστατικού και για τον λήπτη (πηγή: A.1123_2024_fek.pdf, σ.2-3, 8 a1047_2025fek.pdf, σ.8-9, 20)

3. Ποιοι Υπόκεινται στην Υποχρέωση

ΥΠΟΧΡΕΟΙ:

• Όλες οι επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μεγέθους (ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΟΕ, ατομικές κ.ά.)
• Όσοι τηρούν βιβλία με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (άρθρο 1 ν. 4308/2014) (πηγή: gr-act-2014-4308-4308_2014.pdf, άρθρο 1)
• Όλοι οι παραγωγικοί και εμπορικοί κλάδοι, συμπεριλαμβανομένων των μεταποιητών, χονδρεμπόρων, λιανέμπορων

ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ:

1. Άμεση Έκδοση Παραστατικού Πώλησης

Παρέλκει η έκδοση παραστατικού διακίνησης στην περίπτωση που εκδίδεται άμεσα το παραστατικό πώλησης (τιμολόγιο ή απόδειξη λιανικής πώλησης), το οποίο συνοδεύει τα αποθέματα κατά τη διακίνησή τους (πηγή: gr-ded-2021-1940_en_ath-1940_2021.pdf, σ.6 gr-ded-2022-1083_en_ath-1083_2022.pdf, σ.5).

2. Διακίνηση Ειδών Χωρίς Εμπορική Αξία

• Διακίνηση αγαθών που δεν έχουν καμία εμπορευματική αξία για τον αποστολέα, τον παραλήπτη ή τρίτο, και η διάθεσή τους δεν επιφέρει κανένα έσοδο (πηγή: gr-ded-2021-78e_en_ath-78e_2021.pdf, σ.6 gr-ded-2025-687_en_ath-687_2025.pdf, σ.2).
• Διακίνηση κατεστραμμένων αποθεμάτων με σκοπό την απόρριψη αυτών (πηγή: gr-ded-2020-610_en_ath-610_2020.pdf, σ.7).
• Διακίνηση άχρηστων ή ακατάλληλων υπολειμμάτων (π.χ. περισυλλογή προς καταστροφή) (πηγή: gr-ded-2020-610_en_ath-610_2020.pdf, σ.7).

3. Διακίνηση Κενών Συσκευασιών

Δεν απαιτείται παραστατικό για τη διακίνηση κενών ειδών συσκευασίας (π.χ. επιστρεφόμενες φιάλες, παλέτες) που δεν θεωρούνται αποθέματα αλλά πάγια στοιχεία των επιχειρήσεων (πηγή: gr-ded-2021-78e_en_ath-78e_2021.pdf, σ.6 gr-ded-2024-2733_en_the-2733_2024.pdf, σ.8).

4. Εγγύτητα Εγκαταστάσεων

• Όταν τα αποθέματα διακινούνται μεταξύ επαγγελματικών εγκαταστάσεων της ίδιας οντότητας που βρίσκονται στον ίδιο ή σε συνεχόμενο κτιριακό χώρο (πηγή: gr-ded-2022-2692_en_ath-2692_2022.pdf, σ.4).
• Όταν οι εγκαταστάσεις βρίσκονται σε παρακείμενα ακίνητα ή αντίκρυ το ένα στο άλλο, καθιστώντας ευχερή τον έλεγχο (πηγή: gr-ded-2022-1519_en_ath-1519_2022.pdf, σ.4).

5. Εσωτερική Διακίνηση Ανταλλακτικών Παγίων

Διακινήσεις ανταλλακτικών παγίων μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας οντότητας, εφόσον δεν αποτελούν αντικείμενο εμπορίας και προορίζονται αποκλειστικά για την αποκατάσταση βλαβών στις εγκαταστάσεις της (πηγή: gr-act-2012-4093-4093_2012.pdf, σ.26).

6. Παραλαβή για Επισκευή

Δεν απαιτείται έκδοση δελτίου αποστολής κατά την παραλαβή αγαθών προς επισκευή από επαγγελματίες (π.χ. συνεργεία αυτοκινήτων, επισκευαστές ηλεκτρικών συσκευών, επίπλων κ.λπ.) (πηγή: gr-adl-2013-D15B_1064543_EKs_2013-D15B_1064543_EKs_2013_2013.pdf, σ.1).

7. Δίκτυα Συνεχούς Ροής

Για τις παραδόσεις αγαθών μέσω δικτύου συνεχούς ροής, όπως το φυσικό αέριο, το νερό, ο ηλεκτρισμός και η θερμική ενέργεια (πηγή: gr-egk-2014-1023-1023_2014.pdf, σ.14).

8. Φυσικά Πρόσωπα και Αγρότες Ειδικού Καθεστώτος

Η διακίνηση αγαθών από φυσικά πρόσωπα της παρ. 1 του άρθρου 39 των ΕΛΠ (μικρές οντότητες) και αγρότες του ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το παραστατικό διακίνησης εκδίδεται από τον παραλήπτη (υπόχρεη οντότητα) (πηγή: gr-ap-2024-A__1122-A__1122_2024.pdf, σ.5 gr-ded-2022-2692_en_ath-2692_2022.pdf, σ.4).

9. Έμποροι σε Λαϊκές Αγορές (Βιομηχανικά Είδη)

Δεν υφίσταται υποχρέωση έκδοσης παραστατικού διακίνησης για τις διακινήσεις βιομηχανικών και βιοτεχνικών ειδών από λιανοπωλητές, υπό τις εξής προϋποθέσεις:

• Διαθέτουν τα εμπορεύματά τους αποκλειστικά σε λαϊκές αγορές, λοιπές οργανωμένες υπαίθριες αγορές (πανηγύρια κ.λπ.) ή στο πλανόδιο εμπόριο (πηγή: gr-egk-2026-E__2016-E__2016_2026.pdf, σ.3 gr-ap-2026-A_1083-A_1083_2026.pdf, σ.3).
• Τα δεδομένα των παραστατικών αγοράς των αποθεμάτων τους έχουν διαβιβαστεί στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA (πηγή: gr-egk-2026-E__2016-E__2016_2026.pdf, σ.3).
• Σε περίπτωση ελέγχου, η συναλλαγή αποδεικνύεται με την επίδειξη των τιμολογίων αγοράς (πηγή: gr-egk-2026-E__2016-E__2016_2026.pdf, σ.3).

Προσοχή: Η απαλλαγή αυτή δεν ισχύει για τις διακινήσεις αγροτικών προϊόντων (πηγή: gr-ded-2020-561_en_ath-561_2020.pdf, σ.7).

10. Εργαλεία και Μηχανήματα Τεχνικών

• Δεν απαιτείται η έκδοση παραστατικού διακίνησης για τη μεταφορά από τους τεχνικούς των αναγκαίων εργαλείων, αναλωσίμων και μηχανημάτων που απαιτούνται για την εκτέλεση και διεκπεραίωση των εργασιών τους (πηγή: gr-ded-2023-e270_en_the-e270_2023.pdf, σ.3 gr-ap-2024-A__1122-A__1122_2024.pdf, σ.5).
• Η εξαίρεση ισχύει υπό την απαραίτητη προϋπόθεση ότι τα είδη αυτά δεν διακινούνται με σκοπό την πώλησή τους (πηγή: gr-ded-2020-129_en_the-129_2020.pdf, σ.3).

4. Πώς Λειτουργεί στην Πράξη

Διαδικασία Έκδοσης & Διαβίβασης:

• Η επιχείρηση εκδίδει το δελτίο μέσω του λογισμικού της (ERP) ή μέσω της δωρεάν εφαρμογής του myDATA ("Timologio").
• Το δελτίο αποστολής αποστέλλεται αυτόματα, πριν την έναρξη της διακίνησης στο myDATA της ΑΑΔΕ και λαμβάνει μοναδικό κωδικό (UID) και QR code.
• Το παραστατικό συνοδεύει τα εμπορεύματα και επιδεικνύεται σε κάθε έλεγχο.

Ρόλος Λήπτη:

• Ο παραλήπτης αγαθών, κατά την παραλαβή, σκανάρει το QR code ή ελέγχει το παραστατικό στο myDATA.
• Στο myDATA μπορεί να κάνει ψηφιακή αποδοχή, μερική αποδοχή (σε περίπτωση διαφοράς ποσοτήτων ή ποιοτήτων), ή ψηφιακή απόρριψη (π.χ. εάν δεν πραγματοποιήθηκε η προμήθεια) (πηγή: A.1123_2024_fek.pdf, σ.11 a1047_2025fek.pdf, σ.10, 20, 22).

Ελλείμματα Συνοδείας – Διαφορές Παραλαβής:

• Εάν διαπιστωθούν διαφορές, γίνεται ενημέρωση στο myDATA με επιστροφή μέρους της αποστολής ή με σχετική καταγραφή (μερική παραλαβή, επιστροφή, απόρριψη).

Αγαθά από το Εξωτερικό / Ενδοκοινοτικές Αποκτήσεις:

• Εδώ ισχύουν ειδικές διαδικασίες: εάν η παραλαβή πραγματοποιείται απευθείας από την αλλοδαπή, το ηλεκτρονικό δελτίο αποστολής εκδίδεται ως προς τα εσωτερικά σημεία (διακίνηση εντός Ελλάδος, π.χ. από το τελωνείο σε αποθήκη), ενώ τα στοιχεία τιμολογίου εισαγωγής καταχωρίζονται στο myDATA από τον παραλήπτη.
• Δεν απαιτείται πάντα έκδοση δελτίου διακίνησης για το τμήμα της μεταφοράς που πραγματοποιείται από το εξωτερικό έως το ελληνικό τελωνείο, αλλά η μεταγενέστερη διακίνηση εντός χώρας πρέπει να καλυφθεί με e-δελτίο.

5. Ποια είναι τα Επόμενα Βήματα

Μετά το 1ο στάδιο (που αφορά την ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση του δελτίου), θα εφαρμοστούν και οι πλήρως αυτοματοποιημένες διαδικασίες παραλαβής (ψηφιακή επιβεβαίωση από τον λήπτη, ταυτοποίηση παραλαβών, έλεγχοι ποσοτήτων/ποιότητας, μεταφορτώσεις, σύνθετες διακινήσεις, κοκ.), γνωστή ως «δεύτερη φάση» ψηφιακής παρακολούθησης διακινήσεων αποθεμάτων (πηγή: A.1123_2024_fek.pdf, σ.8-9). Αυτό θα περιλαμβάνει (σταδιακά):

• Υποχρεωτική ποσοτική και ποιοτική καταγραφή παραλαβής
• Αυτόματη ενημέρωση λογιστικών αρχείων/αποθέματος
• Μελλοντική διασύνδεση με τα αποθέματα της εταιρείας για real time έλεγχο

📌 Ενημέρωση (30/04/2026): Με πρόσφατη κοινή απόφαση ΥΠΕΘΟΟ – ΑΑΔΕ δόθηκε Παράταση στις προθεσμίες έναρξης της Β' Φάσης, με σταδιακή εφαρμογή από 12/10/2026 και 1/1/2027. Αναλυτικά για τις νέες ημερομηνίες και τις ειδικές προβλέψεις, δείτε το ενημερωμένο μας άρθρο.

6. Πρακτικός Αντίκτυπος για Επιχειρήσεις

• Logistics & Μεταφορές: Πρέπει κάθε αποστολή να «περνάει» ψηφιακά πριν καν φύγει από την αποθήκη.
• Οδηγός/Μεταφορέας: Φέρει μαζί του το digital δελτίο (έντυπο/ψηφιακό, οπωσδήποτε με QR code) – δεν αρκεί η απλή έντυπη μορφή.
• Αποθήκη – Παραλήπτης: Οφείλει να αποδεχτεί ψηφιακά τα παραληφθέντα, να δηλώσει τυχόν ελλείψεις και να βεβαιώσει την παραλαβή.
• Τιμολόγηση: Δελτία αποστολής συνοδεύουν υποχρεωτικά τις ενδοεταιρικές και εξωεταιρικές διακινήσεις μέχρι την τιμολόγηση ή επιστροφή.
• Έλεγχος στο δρόμο: Κάθε έλεγχος από ΑΑΔΕ/ΣΔΟΕ μπορεί να ελέγξει σε πραγματικό χρόνο την ύπαρξη του e-δελτίου μέσω myDATA ή QR code.

7. Κυρώσεις και Συνέπειες Μη Συμμόρφωσης

Η μη έγκαιρη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις διαβίβασης συνεπάγεται σοβαρές κυρώσεις (πηγή: a1145fek.pdf, σ.2 A.1123_2024_fek.pdf, σ.2-9, 11):

Πιθανές συνέπειες σε περίπτωση μη συμμόρφωσης:

• Διοικητικά πρόστιμα για κάθε διακίνηση χωρίς ψηφιακό δελτίο αποστολής, ή με εκπρόθεσμη/λανθασμένη διαβίβαση.
• Επιτόπου κατασχέσεις εμπορευμάτων, εάν δεν διασταυρώνονται τα στοιχεία myDATA με το μεταφερόμενο φορτίο.
• Διοικητικές κυρώσεις σε υποτροπή (συχνές παραβάσεις οδηγούν σε επιπλέον κυρώσεις και περιορισμούς).
• Τέλος, ο παραλήπτης που παραλαμβάνει χωρίς να ελέγξει/ψηφιακά αποδεχτεί ενδέχεται να βρεθεί εκτεθειμένος σε ελέγχους ή να αμφισβητηθεί η λογιστική αναγνώριση (πηγή: e_2030_2025_0.pdf, σ.10).

8. Παραδείγματα Εφαρμογής

Σενάριο 1: Χονδρέμπορος στέλνει εμπορεύματα σε πελάτη super market

• Εκδίδει το e-Δελτίο μέσω ERP μόλις φορτωθούν τα προϊόντα.
• Το παραστατικό στέλνεται στο myDATA, παράγει QR code και εκτυπώνεται.
• Ο οδηγός το παραδίδει στον πελάτη, που σαρώνει το QR και αποδέχεται τα είδη.

Σενάριο 2: Βιομηχανική εταιρεία παραλαμβάνει εισαγόμενο μηχάνημα από Γερμανία

• Στο ελληνικό έδαφος (π.χ. στο τελωνείο/μεταφορική) εκδίδεται e-Δελτίο αποστολής για τη μεταφορά του μηχανήματος από το τελωνείο στις εγκαταστάσεις του αγοραστή.
• Το τιμολόγιο εισαγωγής καταχωρίζεται ξεχωριστά στο myDATA από τον παραλήπτη.

9. Checklist: Τι να Κάνουν οι Επιχειρήσεις Άμεσα

Ετοιμαστείτε εγκαίρως πριν το νέο καθεστώς!

• Επικοινωνήστε με τον μηχανογράφο: Είναι το ERP σας συμβατό με myDATA για e-δελτία αποστολής;
• Ορίστε υπεύθυνο εκπαίδευσης προσωπικού (αποθήκη, οδηγούς, παραλαβή).
• Προσαρμόστε τις διαδικασίες παραλαβής: Φροντίστε να υπάρξει διαδικασία για τον έλεγχο και την ψηφιακή αποδοχή.
• Κάντε δοκιμές εσωτερικά (test runs): Έκδοση - διαβίβαση - παραλαβή - απόρριψη.
• Συνεννοηθείτε με λογιστή/φοροτεχνικό: Για τον χαρακτηρισμό των ειδικών περιπτώσεων ή εξαιρέσεων.
• Καταγράψτε εξοπλισμό QR/Barcode: Εκτυπωτές, scanners, tablets, smartphones.
• Ενημερώστε τους πελάτες/προμηθευτές: Να γνωρίζουν τις νέες διαδικασίες παραλαβής/απόρριψης.
• Ελέγξτε τις ενδοεταιρικές ροές: Ενδοδιακινήσεις, μεταφορές αποθεμάτων κ.λπ.

10. Συμπέρασμα – Βασικά Takeaways

• Η μετάβαση στο υποχρεωτικό e-Δελτίο αποστολής από 1/5/2026 αγγίζει όλες τις ελληνικές επιχειρήσεις που διακινούν αγαθά.
• Τα πάντα πλέον γίνονται ψηφιακά, με άμεση ενημέρωση myDATA.
• Η συμμόρφωση προϋποθέτει έγκαιρη προετοιμασία, συντονισμό λογιστή – μηχανογράφησης – προσωπικού.
• Οι έλεγχοι και η καθημερινότητα γίνονται διαφανέστεροι, με στόχο λιγότερα λάθη, απλούστερες διαδικασίες και καλύτερο έλεγχο αποθήκης/παραδόσεων.
• Καλύτερα να ετοιμαστείτε νωρίς, να δοκιμάσετε τις νέες διαδικασίες και να αποφύγετε τις δυσάρεστες εκπλήξεις!

📌 Για πιο εξειδικευμένες ερωτήσεις ή απορίες βάσει του δικού σας κλάδου, συζητήστε με τον λογιστή και τον μηχανογράφο σας και ενημερωθείτε από τις αναλυτικές οδηγίες της ΑΑΔΕ μέσα από τον επίσημο οδηγό για το myDATA και την σειρά των αποφάσεων Α.1122/2024, Α.1123/2024 και τα αντίστοιχα ΦΕΚ (πηγή: a1145fek.pdf, σ.2 A.1123_2024_fek.pdf, σ.2-9, 11 a1047_2025fek.pdf, σ.8-10, 20, 22 e_2030_2025_0.pdf, σ.6, 8, 10 N4093.pdf, σ.26).

Για περαιτέρω ενημέρωση, παραμείνετε σε επαφή με τις ανακοινώσεις της ΑΑΔΕ και αναζητήστε στην επίσημη ιστοσελίδα σχετικούς οδηγούς και απαντήσεις.

Επόμενα βήματα; Αν δεν το έχετε ήδη κάνει, ξεκινήστε σήμερα τον ψηφιακό σας μετασχηματισμό!